Phiếu trả hàng mua gửi trả hàng đã nhận cho nhà cung cấp (hàng lỗi, giao nhầm hoặc thừa) và đưa hàng ra khỏi tồn thực tế. Phiếu được tạo thủ công bằng Tạo phiếu trả hàng mua từ một đơn mua hàng có ít nhất một dòng có số lượng đã nhận lớn hơn 0.
Phiếu trả hàng mua và phiếu xuất trả nhà cung cấp là hai lệnh độc lập trên cùng một đơn mua hàng, không phải cặp cha/con. Xác nhận hay hoàn tất phiếu này không tạo ra phiếu kia. Chỉ dùng Tạo phiếu xuất trả nhà cung cấp làm bước đầu khi hàng cần trả đã được cất vào kho bằng phiếu nhập kho và cần lấy ra khỏi vị trí lưu kho để đưa về khu vực nhận hàng; dùng Tạo phiếu trả hàng mua để thực sự gửi hàng (từ khu vực nhận hàng) trả về nhà cung cấp. Nếu hàng đã nhận nhưng chưa nhập kho, chỉ cần một phiếu trả hàng mua là đủ.
Trường trên chứng từ
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Số hiệu | Mã định danh tự sinh. |
| Đơn mua hàng | Đơn mà hàng trả đã được nhận theo đó. |
| Ngày dự kiến | Mặc định là ngày dự kiến nhận hàng của đơn mua hàng. |
| Khối lượng | Tổng khối lượng các dòng của phiếu; tự tính, có thể sửa. |
| Trạng thái | Xem Luồng trạng thái bên dưới. |
Trường trên dòng
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Hàng hóa | Hàng hóa được trả. |
| ĐVT | Đơn vị tính của dòng. |
| Đã đặt / Đã nhận / Đã nhập kho | Số lượng lấy từ dòng đơn mua hàng, để tham khảo. |
| Số lượng cần trả | Số lượng gửi trả trên dòng này. |
Bản thân phiếu trả hàng không có trường lý do, số tham chiếu/RMA hay tình trạng cho từng dòng. Hãy ghi các thông tin này vào Điều khoản & điều kiện hoặc Số tham chiếu của nhà cung cấp của đơn mua hàng, hoặc vào một bình luận trên phiếu trả hàng.
Luồng trạng thái
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Nháp | Đang soạn. Chưa ảnh hưởng đến tồn kho. |
| Đang chờ | Đã đánh dấu sẵn sàng, nhưng vị trí nhận hàng hiện không có đủ hàng cho mọi dòng. |
| Sẵn sàng | Mọi dòng đều sẵn sàng để gửi. |
| Hoàn tất | Đã hoàn tất. Hàng rời khỏi tồn thực tế và tổng đã nhận của đơn mua hàng giảm đúng bằng số lượng trả. |
| Đã hủy | Đã bỏ phiếu. Không ảnh hưởng đến tồn kho. |
Các nút thao tác là Đánh dấu cần làm / Kiểm tra hàng có sẵn (cả hai đưa phiếu tiến tới Sẵn sàng) và Hoàn tất (Sẵn sàng → Hoàn tất).
Hoàn tất phiếu trả hàng có tác dụng gì
Giảm tồn thực tế của hàng hóa (physical_quantity) và tổng đã nhận của dòng đơn mua hàng liên kết đúng bằng số lượng trả, rồi tính lại giá vốn bình quân gia quyền của hàng hóa. Nếu hàng hóa đã được đặt để chuyển sang ngừng sử dụng khi số lượng về 0, và lần trả hàng này làm số lượng về 0, trạng thái của hàng hóa chuyển thành Ngừng sử dụng.
Với đơn bảo dưỡng, cùng loại phiếu trả hàng này hoạt động theo chiều ngược lại: nó đưa số lượng trả trở lại số lượng đang bảo dưỡng (service_quantity) thay vì đưa ra khỏi tồn kho, và đặt lại mọi hàng sê-ri liên quan về Đang bảo dưỡng. Cách này hữu ích khi cần từ chối một lô mài lại không đạt sau khi đã nhận về kho.