Hàng hóa dụng cụ nhiều chủng loại, đơn giá thấp nhưng quan trọng với vận hành — thiếu một mảnh dao hay sai một đầu kẹp dao là có thể dừng máy. Bổ sung hàng thủ công cho hàng trăm mã hàng vừa dễ sai vừa tốn thời gian, vì vậy Tooling Metrics tự động hóa cả chuỗi, từ phát hiện thiếu hàng, đến mua hàng, đến cất hàng vào kho.
Chuỗi ba khâu
Bổ sung hàng tự động vận hành qua ba khâu nối tiếp nhau.
Quy tắc tồn kho là nền tảng. Mỗi quy tắc định nghĩa một chính sách bổ sung: một hàng hóa cụ thể, ở một tình trạng cụ thể, lưu tại một vị trí cụ thể, với Số lượng ngưỡng (mức tối thiểu) và Sức chứa tối đa (mức tối đa). Khi tồn dự báo tại vị trí đó giảm xuống bằng hoặc dưới ngưỡng, cần bổ sung hàng. Nhà cung cấp nhận yêu cầu mua hàng được lấy từ chính hàng hóa (Nhà cung cấp hoặc Nhà cung cấp bảo dưỡng), không lấy từ quy tắc.
Bộ lập lịch tồn kho là bộ phận phát hiện. Nó chạy theo chu kỳ đã cấu hình, đọc mọi quy tắc tồn kho đang hiệu lực và so Số lượng ngưỡng của từng quy tắc với tồn dự báo tại vị trí của quy tắc — tồn thực tế trừ dự xuất cộng dự nhập, nên hàng đang trên đường về cũng được tính (xem Cách mô hình tồn kho hoạt động). Với mỗi quy tắc kiểu mua hàng có tồn dự báo bằng hoặc dưới ngưỡng, bộ lập lịch soạn một dòng yêu cầu mua hàng với số lượng đủ để đạt Sức chứa tối đa. Cách chạy theo đợt này là có chủ đích — kiểm tra theo chu kỳ thay vì phản ứng với từng lần dịch chuyển giúp giảm nhiễu, và cho nhân viên mua hàng xem xét các yêu cầu đã gộp trước khi gửi đơn.
Xác nhận đơn mua hàng là điểm kiểm soát thủ công có chủ đích. Đơn mua hàng nháp không tự động gửi cho nhà cung cấp — nhân viên mua hàng xem lại, chỉnh số lượng hoặc nhà cung cấp nếu cần, rồi xác nhận. Ngay khi xác nhận, Tooling Metrics xếp hàng tạo chứng từ cho hàng sắp về — có thể cấu hình để tạo phiếu nhận hàng mua, phiếu nhập kho hàng mua, cả hai hoặc không tạo gì.
Từ xác nhận đến cất hàng
Khi đơn mua hàng được xác nhận, cài đặt mua hàng tự động của tổ chức quyết định bước tiếp theo.
Phiếu nhận hàng mua và phiếu nhập kho hàng mua (mặc định): Hệ thống tạo một phiếu nhận hàng mua và một hoặc nhiều phiếu nhập kho hàng mua. Phiếu nhận hàng mua ghi việc chuyển hàng từ tồn kho của nhà cung cấp về khu nhận hàng của nhà kho. Mỗi phiếu nhập kho hàng mua ứng với một điểm truy cập kho — số phiếu nhập kho bằng số WAP có quy tắc tồn kho còn chỗ cho hàng hóa đó. Người phụ trách kho lấy hàng từ khu nhận hàng và đi theo từng phiếu nhập kho đến đúng vị trí lưu kho được chỉ định.
Chỉ phiếu nhận hàng mua: Hệ thống tạo phiếu nhận hàng mua nhưng không tạo phiếu nhập kho. Việc cất hàng thực tế được làm thủ công.
Chỉ phiếu nhập kho hàng mua: Không tạo phiếu nhận hàng — hữu ích khi khâu nhận hàng được xử lý bên ngoài. Hệ thống tạo phiếu nhập kho để hướng dẫn cất hàng.
Tắt: Không tạo chứng từ nào tự động. Cả nhận hàng và nhập kho đều làm thủ công.
Phiếu nhập kho bám theo quy tắc tồn kho: mỗi dòng trỏ đến một vị trí lưu kho cụ thể và dừng ở Sức chứa tối đa của quy tắc — không bao giờ nhồi quá sức chứa của một ô. Nếu hàng về vượt quá toàn bộ sức chứa còn lại theo quy tắc tại nhà kho, hệ thống ghi cảnh báo cho nhân viên mua hàng thay vì tự đoán vị trí.
Vì sao quy tắc đặt theo tình trạng
Một hàng hóa có thể có nhiều quy tắc tồn kho — mỗi tình trạng một quy tắc. Lý do là cùng một hàng hóa có thể ở những tình trạng khác nhau, cần nơi cất khác nhau và nguồn cung khác nhau. Một đầu kẹp dao có thể cần mười chiếc ở tình trạng Mới trong phòng dụng cụ chính, và năm chiếc ở tình trạng Chờ bảo dưỡng tập kết tại khu gửi bảo dưỡng. Đó là những nhu cầu bổ sung riêng, vị trí riêng và có thể cả nhà cung cấp riêng (nhà cung cấp chính cho hàng mới, đơn vị mài lại cho bảo dưỡng).
Phiếu chuyển kho hay đơn mua hàng
Phân cấp nhà kho quyết định bộ lập lịch sẽ tạo gì khi phát hiện thiếu hụt.
Quy tắc kiểu mua hàng phát hiện thiếu hụt — tồn dự báo xuống bằng hoặc dưới Số lượng ngưỡng. Khi được kích hoạt, bộ lập lịch đi ngược lên cây nhà kho qua mọi nhà kho cấp trên. Với mỗi nhà kho cấp trên có quy tắc tồn kho cho cùng hàng hóa, nó tính lượng hàng vượt trên ngưỡng của chính nhà kho đó — phần dư. Nhà kho cấp trên giữ lượng tồn an toàn của mình trước; chỉ phần vượt ngưỡng mới được chuyển xuống. Bộ lập lịch tạo một phiếu chuyển kho cho phần dư đó, giảm bớt nhu cầu còn thiếu. Nhu cầu còn lại sau khi đã dùng hết các nhà kho cấp trên được đưa vào một đơn mua hàng nháp gửi về nhà kho gốc — hàng về ở đỉnh cây phân cấp, và lần chạy kế tiếp của bộ lập lịch sẽ chuyển hàng xuống phần còn lại.
Quy tắc kiểu bảo dưỡng hoạt động theo chiều ngược lại — chúng phát hiện tích tụ. Khi hàng chờ bảo dưỡng tích tụ đạt Số lượng ngưỡng tại vị trí tập kết của một nhà kho con, bộ lập lịch tạo phiếu chuyển kho đẩy chúng lên khu bảo dưỡng của nhà kho gốc. Nếu nhà kho đang xét chính là nhà kho gốc, bộ lập lịch soạn trực tiếp đơn bảo dưỡng thay vì phiếu chuyển kho. Cách này gom các lô gửi bảo dưỡng để nhà cung cấp nhận một lô từ toàn bộ địa điểm, thay vì nhiều kiện lẻ từ từng phòng dụng cụ.
Quy tắc kiểu loại bỏ phát hiện cùng kiểu tích tụ, nhưng với hàng đã bị loại. Khi tồn kho ở tình trạng Chờ loại bỏ tại một vị trí đạt Số lượng ngưỡng của quy tắc, bộ lập lịch thêm hàng đó vào một phiếu loại bỏ nháp cho thiết bị lưu kho đó, thay vì tạo phiếu chuyển kho hay đơn mua hàng — gom các khoản ghi giảm để đội xử lý làm việc theo một phiếu cho mỗi thiết bị, thay vì đi tìm hàng loại bỏ khắp các vị trí.
Kết quả
Khi đã cấu hình quy tắc tồn kho, nhà kho tự vận hành. Nhân viên mua hàng không cần kiểm tra tồn kho trước khi đặt hàng — bộ lập lịch làm thay. Người phụ trách kho không cần quyết định cất hàng mới về ở đâu — phiếu nhập kho chỉ cho họ. Quyết định của con người dồn lên khâu cấu hình quy tắc, còn việc thực hiện hằng ngày giao cho hệ thống.
Hướng dẫn liên quan
- Để khai báo quy tắc tồn kho cho một hàng hóa, xem Khai báo quy tắc tồn kho.
- Để bật tự động tạo phiếu nhận hàng mua và phiếu nhập kho hàng mua, xem Cấu hình tự động tạo phiếu nhận hàng mua và phiếu nhập kho hàng mua.
- Để hiểu cấu trúc nhà kho mà quy tắc dựa vào, xem Vì sao nhà kho có năm cấp.
- Về định nghĩa các trường của quy tắc tồn kho, xem Tham khảo quy tắc tồn kho.