Chuỗi đánh số hoạt động như thế nào

Chuỗi đánh số là mẫu đánh số cho một loại chứng từ. Tooling Metrics dùng nó để gợi ý số cho từng bản ghi mới — đơn mua hàng, hàng hóa, dụng cụ, chi tiết, phiếu xuất kho và các loại khác được liệt kê trong Chuỗi đánh số. Mỗi tổ chức được tạo sẵn một chuỗi đánh số cho mỗi loại chứng từ, nên việc đánh số hoạt động ngay từ ngày đầu.

Cách tạo số tiếp theo

Một số gồm Tiền tố, tiếp theo là Chuỗi con được tính theo ngày hôm nay (nếu có), rồi đến Số tiếp theo được thêm số 0 ở đầu cho đủ Độ dài.

Chuỗi con là một mẫu ngày tháng, nên chuỗi đánh số dùng /%y/ sẽ tự hiển thị năm mới từ ngày 1 tháng 1. Bản thân bộ đếm không tự đặt lại — hãy tự đặt lại Số tiếp theo nếu muốn mỗi năm bắt đầu từ 1.

Khi nào bộ đếm tăng

1. Khi bạn mở một bản ghi mới, ô số của bản ghi được điền sẵn số mà chuỗi đánh số tạo ra tại thời điểm đó.
2. Khi bản ghi được lưu, Số tiếp theo của chuỗi đánh số tăng thêm một Bước nhảy.
3. Bộ đếm chỉ tăng khi bản ghi thực sự được tạo, nên mở biểu mẫu rồi hủy sẽ không làm mất số.

Các bản ghi được tạo tự động — đơn mua hàng, phiếu chuyển kho và phiếu loại bỏ từ bộ lập lịch tồn kho, phiếu nhận hàng mua và phiếu nhập kho hàng mua từ tính năng tự động mua hàng, và phiếu xuất kho từ Trợ lý gá đặt — cũng lấy số từ cùng các chuỗi đánh số này.

Những điều cần lưu ý

• Thay đổi chỉ áp dụng cho bản ghi mới. Các chứng từ đã có giữ nguyên số.
• Bộ đếm không kiểm tra trùng lặp. Giảm Số tiếp theo, hoặc đặt Bước nhảy bằng 0, sẽ khiến chuỗi đánh số tạo ra những số đã được dùng.
• Mỗi tiền tố phải là duy nhất trong tổ chức, nhờ đó dễ phân biệt số của từng loại chứng từ.
• Chuỗi đánh số đã xóa sẽ không còn gợi ý số. Bản ghi mới thuộc loại đó sẽ mở ra với ô số để trống.

Để thay đổi một chuỗi đánh số, hãy làm theo Thiết lập chuỗi đánh số chứng từ. Mọi trường và tiền tố mặc định được liệt kê trong tài liệu tham khảo Chuỗi đánh số.