Xác nhận một đơn mua hàng thông thường không cho ai biết cần gom những hàng thực tế nào — nó chỉ báo cho nhà kho biết hàng sắp về. Đơn bảo dưỡng đi theo chiều ngược lại: xác nhận đơn nghĩa là một số dụng cụ và hàng hóa cụ thể đang nằm trong xưởng cần được gửi đi cho nhà cung cấp. Vẫn phải có người xác định đó là những chiếc nào, mỗi chiếc đang ở đâu, rồi lập phiếu lấy hàng từ đó — thường bằng cách tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng mới và chọn tay từng vị trí lưu kho, từng dòng một (xem Đơn bảo dưỡng — Phiếu xuất gửi bảo dưỡng).
Tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng bỏ đi bước thủ công đó. Khi tổ chức bật tính năng này, việc xác nhận đơn bảo dưỡng sẽ thực hiện đúng việc tìm kiếm mà một người sẽ làm — tìm những gì thực sự đến hạn bảo dưỡng, dù đang ở đâu — và lập phiếu xuất gửi bảo dưỡng (kèm phiếu trả kho để đưa về trước nếu một chiếc đang ở ngoài xưởng) ngay khi đơn được xác nhận.
Bật tính năng
Cài đặt nằm ở Quản lý tổ chức → tổ chức của bạn → tab Tùy chọn → Tùy chọn mua hàng → Đơn bảo dưỡng, với nhãn Tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng. Tính năng bật sẵn theo mặc định với mọi tổ chức mới — xác nhận đơn bảo dưỡng sẽ chạy tự động hóa này, trừ khi ai đó đã tắt; khi đó phiếu xuất gửi bảo dưỡng vẫn phải lập thủ công như mô tả trong Tạo đơn bảo dưỡng. Tính năng chỉ áp dụng cho đơn có cờ Đơn bảo dưỡng; nó không ảnh hưởng đến đơn mua hàng thông thường, vốn do mua hàng tự động xử lý riêng.
Cần biết tính năng bật sẵn vì nó giữ hàng ngay khi đơn được xác nhận, trước khi có ai xem hệ thống đã chọn những gì. Xưởng nào muốn để người chọn vị trí gom hàng — ví dụ khi tin tưởng người lấy hàng tự đánh giá chiếc nào thực sự đáng gửi trong đợt này — có thể tắt tính năng và tiếp tục lập phiếu xuất gửi bảo dưỡng thủ công.
Hai loại hàng, hai cách tìm
Tự động hóa xử lý hàng không quản lý theo sê-ri và hàng sê-ri khác nhau, vì hai loại này trả lời câu hỏi “có cần bảo dưỡng không?” theo những cách hoàn toàn khác nhau.
Hàng không quản lý theo sê-ri (mảnh dao, đầu kẹp dao thông dụng — mọi thứ chỉ theo dõi theo số lượng) không có danh tính riêng. Hệ thống không thể hỏi “riêng mảnh dao này có cần bảo dưỡng không” — xưởng đã trả lời câu đó bằng cách phân loại hàng vào các vị trí, mỗi tình trạng một vị trí. Vì vậy với loại hàng này, tự động hóa chỉ có thể dựa vào quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng để biết hàng đã phân loại nằm ở đâu, và lấy từ đó.
Hàng sê-ri (một dụng cụ cắt cụ thể có mã riêng) mang tình trạng của riêng nó. Nó thực sự biết mình có cần bảo dưỡng hay không, bất kể đang nằm ở đâu. Vì vậy tự động hóa không cần quy tắc để tìm ứng viên với hàng sê-ri — nó có thể kiểm tra trực tiếp tình trạng của từng chiếc. Quy tắc chỉ cần ở bước sau, để cho biết một chiếc phải được đưa về đâu nếu nó chưa nằm ở chỗ phù hợp.
Lấy hàng không quản lý theo sê-ri
Với hàng không quản lý theo sê-ri, tự động hóa xem mọi quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng của hàng đó trong chính nhà kho của đơn, và lấy phần mà vị trí lưu kho của từng quy tắc thực sự có thể cấp — tối đa bằng số đang thực có trên kệ, không hơn.
Nếu gộp các vị trí đó vẫn không đủ số lượng còn lại trên dòng đơn, tự động hóa không thu nhỏ số lượng cho khớp với số tìm được. Thay vào đó, dòng phiếu cuối cùng được tạo sẽ gánh phần chênh lệch: số lượng yêu cầu của dòng đó cao hơn số thực sự được giữ trước. Nhờ vậy phần thiếu hiện rõ ngay trên phiếu, như một dòng vẫn đang chờ hàng, thay vì để một con số nhỏ hơn âm thầm khiến đơn thiếu hàng trông như đã đủ — miễn là có ít nhất một vị trí có chút hàng để cấp. Nếu mọi vị trí Chờ bảo dưỡng của hàng đó đều trống hoàn toàn, sẽ không có dòng phiếu nào được tạo, nên phiếu xuất gửi bảo dưỡng không thể hiện phần thiếu; khoảng trống chỉ lộ ra khi có người nhận thấy hàng đó không hề xuất hiện trên phiếu nào.
Nếu một hàng không quản lý theo sê-ri có thể bảo dưỡng mà không có quy tắc Chờ bảo dưỡng nào trong nhà kho, tự động hóa sẽ thông báo cho quản trị viên nhà kho để bổ sung quy tắc còn thiếu, thay vì để dòng đó lặng lẽ không được lấy. Hàng không thể bảo dưỡng mà không có quy tắc thì không có thông báo — không có gì phải cấu hình cho một hàng không bao giờ được bảo dưỡng.
Lấy hàng sê-ri
Với hàng sê-ri, tự động hóa xem mọi chiếc đang được đánh dấu cần bảo dưỡng, ở mọi vị trí kệ hoặc dụng cụ nơi nó đang nằm — bất kể vị trí đó có quy tắc tồn kho hay không. (Một chiếc đặt trực tiếp trên máy, không lắp trong dụng cụ, không thuộc phạm vi của tự động hóa này.) Một chiếc đang nằm trên kệ được thêm thẳng vào phiếu xuất gửi bảo dưỡng từ chính vị trí đó; không cần quy tắc, vì tình trạng của chính nó đã đủ chứng minh nó thuộc về phiếu này.
Một chiếc vẫn đang lắp trong một dụng cụ ngoài xưởng là trường hợp khác: nó phải được đưa về thực tế trước khi gửi đi đâu được. Vì vậy tự động hóa tạo một phiếu trả kho để đưa nó từ dụng cụ về một vị trí lưu kho Chờ bảo dưỡng phù hợp, rồi mới thêm vào phiếu xuất gửi bảo dưỡng cho vị trí đó — dòng phiếu bắt đầu ở trạng thái chờ việc trả kho diễn ra. Người phụ trách dụng cụ được thông báo khi phiếu trả kho thực sự được tạo.
Việc chọn nơi trả một chiếc về vẫn phụ thuộc vào quy tắc Chờ bảo dưỡng — tự động hóa không thể tự nghĩ ra điểm đến. Nếu hàng đó có nhiều quy tắc, nó lấp vị trí của từng quy tắc đến Sức chứa tối đa rồi mới chuyển sang vị trí tiếp theo, cùng nguyên tắc “không bao giờ nhồi quá sức chứa của một ô” mà bổ sung hàng tự động dùng khi nhập kho. Nếu hàng đó không có quy tắc Chờ bảo dưỡng nào, sẽ không có nơi nào được định sẵn để trả về — tự động hóa thông báo cho cả người phụ trách dụng cụ lẫn quản trị viên của vị trí, thay vì tự đoán hoặc bỏ qua. Nếu có quy tắc nhưng mọi vị trí đều đã đầy, việc trả kho đơn giản là không diễn ra trong lần chạy này và không ai được thông báo — chiếc đó vẫn nằm trong dụng cụ, lặng lẽ, cho đến khi có chỗ trống hoặc có người phát hiện.
Quy tắc gánh phần thiếu như với hàng không quản lý theo sê-ri cũng áp dụng ở đây: dòng phiếu nào được tạo cuối cùng cho một dòng đơn — dù đến từ kệ hay từ việc trả kho từ dụng cụ — sẽ mang phần số lượng vẫn chưa tìm được ở đâu.
Không tính trùng giữa các dòng
Một đơn bảo dưỡng có thể ghi cùng một hàng hóa trên nhiều dòng, và tổng số yêu cầu trên các dòng có thể vượt quá số hàng thực có. Tự động hóa xử lý các dòng của đơn trong một lượt và ghi nhớ mọi chiếc, mọi số lượng đã đưa vào phiếu trong lúc chạy — nên dòng sau của cùng hàng hóa thấy được phần dòng trước trong cùng lượt đã nhận, và chỉ lấy phần thực sự còn trống. Không có gì bị giữ trước hai lần, và không chiếc nào bị hứa cho hai dòng cùng lúc.
Kết quả tạo ra
Mọi phiếu do tự động hóa lập đều được nhóm theo điểm truy cập kho — một đơn bảo dưỡng có hàng nằm rải ở nhiều WAP sẽ sinh ra nhiều phiếu xuất gửi bảo dưỡng, chứ không phải một phiếu với các dòng thuộc những người lấy hàng khác nhau. Mỗi phiếu được đánh số theo chuỗi đánh số Phiếu xuất kho của tổ chức (cùng chuỗi số mà phiếu xuất kho sản xuất thông thường dùng) và có sẵn bình luận “automatic created” để nhận biết là do hệ thống tạo trong lịch sử. Từ đó phiếu hoạt động y như một phiếu xuất gửi bảo dưỡng lập tay — người lấy hàng làm theo phiếu, xác nhận số lượng và hoàn tất phiếu — xem Đơn bảo dưỡng — Phiếu xuất gửi bảo dưỡng để biết việc hoàn tất phiếu làm những gì.
Liên quan
- Thiết lập tự động tạo phiếu xuất gửi bảo dưỡng — Bật tùy chọn, thêm các quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng cần thiết và xác nhận một đơn bảo dưỡng để xem tính năng chạy.
- Tham khảo đơn bảo dưỡng — Các trường của phiếu xuất gửi bảo dưỡng và quy trình thủ công mà tự động hóa này thay thế.
- Tạo đơn bảo dưỡng — hướng dẫn được rút ngắn khi bật tự động hóa này.
- Bổ sung hàng tự động — tự động hóa tương ứng cho đơn mua hàng thông thường, và cách quy tắc tồn kho Chờ bảo dưỡng tạo ra đơn bảo dưỡng ngay từ đầu.
- Tham khảo quy tắc tồn kho — tình trạng Chờ bảo dưỡng và sức chứa của vị trí.
- Tham khảo phiếu trả kho — phiếu trả kho làm gì khi được hoàn tất.