Hàng hóa dụng cụ hiếm khi được mua và lưu kho theo cùng một đơn vị. Nhà cung cấp bán mảnh dao khoan theo hộp, còn kho của bạn quản lý chúng theo cái. Nhà cung cấp dung dịch làm mát xuất hóa đơn theo phuy, còn quy tắc tồn kho của bạn đếm theo lít. Tooling Metrics xử lý việc này bằng hệ thống đơn vị tính tự động quy đổi số lượng, nhờ vậy số lượng đặt hàng và số lượng tồn kho luôn khớp nhau — mỗi bên theo đơn vị của mình.
Đơn vị tham chiếu
Mỗi tổ chức có đúng một đơn vị tham chiếu. Đây là đơn vị gốc để biểu diễn mọi đơn vị khác. Mọi phép quy đổi giữa các đơn vị đều đi qua đơn vị tham chiếu như một mẫu số chung.
Việc chọn đơn vị tham chiếu rất quan trọng vì nó là điểm neo của cả hệ thống đơn vị. Phần lớn doanh nghiệp sản xuất dùng Cái (hoặc Chiếc) làm đơn vị tham chiếu, vì từng chi tiết, từng dụng cụ là mức số lượng nhỏ nhất còn có ý nghĩa. Mỗi tổ chức chỉ có một đơn vị tham chiếu; thay đổi nó sau khi hệ thống đã đi vào sử dụng sẽ làm mọi tỷ lệ hiện có mất hiệu lực.
Ba loại đơn vị
Mọi đơn vị khác được định nghĩa theo đơn vị tham chiếu:
Đơn vị nhỏ hơn chia nhỏ đơn vị tham chiếu. Tỷ lệ cho biết cần bao nhiêu đơn vị này để tạo thành một đơn vị tham chiếu. Ví dụ, nếu đơn vị tham chiếu là Cái và bạn tạo đơn vị Nửa với tỷ lệ 2, thì 2 Nửa = 1 Cái. Đơn vị nhỏ hơn ít gặp với dụng cụ cắt, nhưng có thể xuất hiện khi bán lẻ mảnh dao theo phần hoặc khi dùng dở một gói.
Đơn vị lớn hơn chứa nhiều đơn vị tham chiếu. Tỷ lệ cho biết một đơn vị này chứa bao nhiêu đơn vị tham chiếu. Ví dụ, nếu đơn vị tham chiếu là Cái và bạn tạo Hộp với tỷ lệ 10, thì 1 Hộp = 10 Cái. Đây là trường hợp phổ biến khi mua dụng cụ — nhà cung cấp bán theo hộp, gói hoặc cuộn, còn tồn kho được theo dõi theo cái.
| Loại đơn vị | Ý nghĩa của tỷ lệ | Ví dụ |
|---|---|---|
| Tham chiếu | Luôn bằng 1 | 1 Cái = 1 Cái |
| Lớn hơn | 1 đơn vị = (tỷ lệ) đơn vị tham chiếu | 1 Hộp = 10 Cái (tỷ lệ: 10) |
| Nhỏ hơn | (tỷ lệ) đơn vị = 1 đơn vị tham chiếu | 2 Nửa = 1 Cái (tỷ lệ: 2) |
Quy đổi giữa hai đơn vị bất kỳ
Khi cần so sánh hoặc quy đổi giữa hai đơn vị đều không phải đơn vị tham chiếu, Tooling Metrics luôn đi qua đơn vị tham chiếu:
hệ số quy đổi = (giá trị của đơn vị nguồn tính theo đơn vị tham chiếu) ÷ (giá trị của đơn vị đích tính theo đơn vị tham chiếu)
Ví dụ, quy đổi Hộp (tỷ lệ 10) sang Gói (tỷ lệ 5):
- Hộp tính theo đơn vị tham chiếu: 10 Cái
- Gói tính theo đơn vị tham chiếu: 5 Cái
- Quy đổi: 1 Hộp = 10 ÷ 5 = 2 Gói
Nhờ vậy bạn có thể dùng lẫn các loại đơn vị trong danh mục mà không phải tính trước từng cặp quy đổi.
Đơn vị mua và đơn vị tồn kho
Mỗi hàng hóa trong Tooling Metrics có hai thiết lập đơn vị:
- ĐVT tồn kho (
uom) — đơn vị dùng để đếm tồn kho (thường là Cái). - Đơn vị mua (
po_uom) — đơn vị dùng trên đơn mua hàng gửi nhà cung cấp đó (thường là Hộp hoặc Gói).
Hai đơn vị này có thể giống hoặc khác nhau. Khi khác nhau, Tooling Metrics tự động quy đổi lúc nhập kho.
Quy đổi diễn ra thế nào trong một lần mua hàng
Xét một hàng hóa có ĐVT tồn kho = Cái và đơn vị mua = Hộp (tỷ lệ 12):
- Đơn mua hàng — Bạn đặt 3 Hộp với giá €5/Hộp. Dòng đơn mua hàng hiển thị
3 Box × €5 = €15. - Phiếu nhận hàng mua — Nhà cung cấp giao 3 Hộp. Bạn nhận 3 Hộp trên phiếu nhận hàng.
- Phiếu nhập kho hàng mua — Khi hàng được cất vào vị trí lưu kho, Tooling Metrics quy đổi: 3 Hộp × 12 = 36 Cái được cộng vào tồn thực tế.
- Màn hình tồn kho — Hàng hóa hiển thị 36 Cái trong kho, với giá vốn đơn vị €15 ÷ 36 = €0,42/Cái.
Trong suốt luồng mua hàng, người dùng làm việc theo Hộp. Trong suốt luồng lưu kho và lấy hàng, tồn kho được theo dõi theo Cái. Không bước nào cần quy đổi thủ công.
Vì sao cần hai trường thay vì một
Mỗi hàng hóa có hai thiết lập — ĐVT để đếm tồn kho và đơn vị mua để đặt hàng với nhà cung cấp — vì kho và nhà cung cấp hiếm khi tính theo cùng một đơn vị. Gộp chúng thành một trường sẽ buộc phải chọn một trong hai: hoặc bộ phận mua hàng phải tính theo cái khi đặt hàng với nhà cung cấp bán theo hộp, hoặc kho phải tính theo hộp khi lấy một mảnh dao từ trên kệ. Tách riêng hai trường giúp mỗi bên dùng đơn vị quen thuộc của mình, còn việc quy đổi diễn ra tự động ở giữa. Khi nhà cung cấp chỉ bán lẻ từng cái, cả hai trường đơn giản là cùng trỏ đến một đơn vị.
Việc chọn đơn vị tham chiếu quan trọng cũng vì lý do đó: mọi tỷ lệ trong hệ thống đều được biểu diễn theo đơn vị tham chiếu, nên hãy chọn nó có chủ đích thay vì coi nó là một đơn vị khởi đầu tùy ý. Phần lớn doanh nghiệp sản xuất chọn Cái chính vì đó là mức số lượng nhỏ nhất mà mọi người trong doanh nghiệp thực sự dùng để đếm — sau đó có thể dễ dàng thêm đơn vị lớn hơn và nhỏ hơn mà không phải tính lại gì.
Liên quan
- Để thêm hoặc chỉnh sửa đơn vị tính, xem Tham khảo đơn vị tính để biết định nghĩa các trường.