Điều kiện tiên quyết: Ngoại tệ đã được cấu hình trong Quản trị → Tiền tệ, với ít nhất một tỷ giá có ngày hiệu lực từ hôm nay trở về trước. Đã có nhà cung cấp. Hàng hóa đã có thông tin mua hàng.
Quyền cần có: Mua hàng → Đơn mua hàng — Người dùng trở lên; Mua hàng → Nhà cung cấp — Người dùng trở lên để đặt tiền tệ của nhà cung cấp. Quản trị viên sửa được mọi đơn và nhà cung cấp; Người quản lý và Người dùng chỉ sửa được những bản ghi do chính mình tạo.
Dùng hướng dẫn này khi nhà cung cấp xuất hóa đơn bằng tiền tệ khác tiền tệ cơ sở của tổ chức, ví dụ đặt hàng của một nhà cung cấp châu Âu bằng EUR trong khi tiền tệ cơ sở của bạn là USD.
Đặt tiền tệ mặc định cho nhà cung cấp (làm một lần)
Nếu bạn luôn đặt hàng nhà cung cấp này bằng cùng một tiền tệ, hãy đặt tiền tệ đó trên hồ sơ nhà cung cấp để nó được điền sẵn trên mọi đơn mua hàng mới.
- Trên thanh bên, nhấp Mua hàng → Nhà cung cấp rồi mở nhà cung cấp.
- Nhấp Chỉnh sửa.
- Ở trường Tiền tệ, chọn tiền tệ mà nhà cung cấp dùng để xuất hóa đơn.
- Nhấp Cập nhật.
Bước này không bắt buộc. Bạn luôn có thể tự chọn tiền tệ khi tạo đơn.
Tạo đơn mua hàng
- Trên thanh bên, nhấp Mua hàng → Đơn mua hàng.
- Nhấp + Tạo.
- Chọn Nhà cung cấp.
- Ở trường Tiền tệ, chọn ngoại tệ (ví dụ: EUR). Nếu nhà cung cấp đã có tiền tệ mặc định, trường này được điền sẵn.
- Nhấp Tạo. Đơn được tạo ở trạng thái Nháp.
Thêm dòng đơn
- Nhấp ⊕ để thêm một dòng đơn.
- Chọn Hàng hóa. Đơn giá được điền sẵn từ thông tin mua hàng của hàng hóa; hãy kiểm tra giá này đúng là theo tiền tệ của đơn (ví dụ: giá EUR trong báo giá của nhà cung cấp), không phải tiền tệ cơ sở của bạn.
- Kiểm tra Số lượng và ĐVT.
- Lặp lại với từng hàng hóa.
Thành tiền của dòng và Tổng tiền của đơn được tính trực tiếp theo tiền tệ của đơn. Chúng không được quy đổi sang tiền tệ cơ sở để hiển thị, và đơn mua hàng/yêu cầu báo giá khi in ra cũng thể hiện đúng các con số theo tiền tệ của đơn này.
Gửi và xác nhận đơn
- Nhấp Gửi trên thanh công cụ phía dưới để gửi đơn cho nhà cung cấp qua email.
- Khi nhà cung cấp xác nhận đơn, nhấp Xác nhận đơn.
Tỷ giá thực sự được áp dụng ở đâu
Tổng tiền của đơn không bao giờ được quy đổi. Nó giữ nguyên theo tiền tệ của đơn, cả trên đơn lẫn trên chứng từ in, trong suốt vòng đời của đơn.
Tỷ giá có tác dụng trong hạch toán giá vốn nội bộ: khi tạo phiếu nhận hàng mua, phiếu nhập kho hàng mua, phiếu xuất gửi bảo dưỡng hoặc phiếu trả hàng mua từ đơn này, giá vốn đơn vị của từng dòng được quy đổi sang tiền tệ cơ sở theo tỷ giá của tiền tệ đó tại Ngày xác nhận của đơn. Đây là con số cập nhật giá vốn bình quân gia quyền của hàng hóa. Vì mỗi lần tra tỷ giá đều dựa trên ngày xác nhận, chứ không dựa trên một tỷ giá lưu lại trên đơn, nên nếu sửa ngày xác nhận sau khi đã xác nhận, các chứng từ tạo sau đó sẽ dùng một tỷ giá lịch sử khác.
Thay đổi tỷ giá trong Quản trị → Tiền tệ sau khi đơn đã xác nhận không làm thay đổi các phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất gửi bảo dưỡng hoặc phiếu trả hàng đã tạo từ đơn trước đó, mà chỉ ảnh hưởng đến các phiếu tạo sau.
Xử lý sự cố
Phiếu nhận hàng, phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất gửi bảo dưỡng không xuất hiện, hoặc trang báo lỗi, sau khi xác nhận đơn bằng ngoại tệ: Tiền tệ chưa có tỷ giá nào có ngày hiệu lực từ ngày xác nhận trở về trước. Hệ thống vẫn cho phép chọn hoặc xác nhận đơn bằng một tiền tệ chưa có tỷ giá, nhưng muốn tạo bất kỳ chứng từ nào từ đơn đó thì phải có tỷ giá. Vào Quản trị → Tiền tệ, mở tiền tệ và thêm tỷ giá, rồi thử lại Tạo phiếu nhận hàng (hoặc chứng từ bị lỗi) từ đơn.
Xem thêm
- Tham khảo tiền tệ — cách ghi nhận tỷ giá và ý nghĩa của “tỷ giá hiện hành”
- Tham khảo đơn mua hàng